Συμφωνία myDATA & ERP: Πλήρης οδηγός για λογιστές
Τα βιβλία στο ERP και τα δεδομένα στο myDATA σπάνια συμφωνούν από μόνα τους. Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι είναι η συμφωνία myDATA–ERP, γιατί προκύπτουν αποκλίσεις, πώς γίνεται ο έλεγχος χειροκίνητα και πώς αυτοματοποιείται — για οποιοδήποτε λογιστικό πρόγραμμα.
Τι είναι η συμφωνία myDATA με το ERP
Από την καθιέρωση των Ηλεκτρονικών Βιβλίων της ΑΑΔΕ, κάθε επιχείρηση τηρεί στην πράξη δύο εικόνες των ίδιων συναλλαγών: τα βιβλία στο ERP ή το λογιστικό πρόγραμμα, και τις συνόψεις που έχουν διαβιβαστεί στην πλατφόρμα myDATA. Η συμφωνία (reconciliation) είναι η συστηματική αντιπαραβολή των δύο πλευρών, παραστατικό προς παραστατικό, ώστε να εντοπιστεί κάθε διαφορά.
Δεν είναι τυπική διαδικασία. Η δήλωση ΦΠΑ προσυμπληρώνεται από τα δεδομένα του myDATA, και οι διασταυρώσεις της ΑΑΔΕ βασίζονται σε αυτά. Αν τα βιβλία λένε άλλο από το myDATA, η διαφορά θα εμφανιστεί — στη δήλωση, στα έντυπα ή σε έλεγχο. Η συμφωνία είναι ο μόνος τρόπος να τη βρείτε εσείς πρώτοι, όσο ακόμη διορθώνεται εύκολα.
Γιατί δεν συμφωνούν: οι 5 τύποι αποκλίσεων
Ανεξάρτητα από το πρόγραμμα — από Soft1 και Galaxy μέχρι Academia και Κεφάλαιο — οι αποκλίσεις ανήκουν σχεδόν πάντα σε πέντε κατηγορίες:
1Παραστατικά που λείπουν από το myDATA
Τιμολόγια καταχωρημένα στο ERP που δεν διαβιβάστηκαν ποτέ στην ΑΑΔΕ — από σφάλμα γέφυρας, διακοπή σύνδεσης ή παράλειψη. Είναι η πιο κρίσιμη κατηγορία, γιατί η δήλωση ΦΠΑ προσυμπληρώνεται πλέον από τα δεδομένα του myDATA: ό,τι δεν διαβιβάστηκε, δεν «υπάρχει» για την ΑΑΔΕ.
2Παραστατικά που λείπουν από το ERP
Το αντίστροφο: έξοδα που διαβίβασαν οι προμηθευτές σας στο myDATA αλλά δεν έχουν καταχωρηθεί ακόμη στα βιβλία. Συχνό σε λογιστικά γραφεία που παραλαμβάνουν παραστατικά με καθυστέρηση — και αόρατο αν κοιτάτε μόνο το ERP.
3Αποκλίσεις ΦΠΑ και στρογγυλοποίησης
Το ίδιο παραστατικό υπάρχει και στις δύο πλευρές, αλλά με διαφορά λίγων λεπτών στο ΦΠΑ ή στο σύνολο — από διαφορετική στρογγυλοποίηση ανά γραμμή ή λανθασμένο συντελεστή. Μεμονωμένα ασήμαντες, αθροιστικά αρκούν για να μη συμφωνεί η περίοδος.
4Λάθος χαρακτηρισμός εσόδων και εξόδων
Το παραστατικό διαβιβάστηκε, αλλά με διαφορετικό χαρακτηρισμό από αυτόν των βιβλίων — π.χ. άλλη κατηγορία εσόδου ή άλλος τύπος δαπάνης. Τα ποσά συμφωνούν, η κατάταξη όχι, και το λάθος εμφανίζεται αργότερα στα έντυπα.
5Ακυρωμένα, πιστωτικά και διπλοκαταχωρημένα
Παραστατικά που ακυρώθηκαν στη μία πλευρά αλλά μένουν ενεργά στην άλλη, πιστωτικά που δεν αντιστοιχίστηκαν, ή διπλές διαβιβάσεις του ίδιου παραστατικού. Φουσκώνουν ή ξεφουσκώνουν τα σύνολα χωρίς προφανή αιτία.
Χειροκίνητη ή αυτόματη συμφωνία;
Χειροκίνητα, σε Excel
Εξάγετε τα δύο αρχεία, τα φέρνετε σε κοινή μορφή και διασταυρώνετε με VLOOKUP ή Pivot ανά ΜΑΡΚ ή αριθμό παραστατικού. Δουλεύει, αλλά κάθε πρόγραμμα εξάγει διαφορετικές στήλες, οι ημερομηνίες και τα ποσά θέλουν καθάρισμα, και ο έλεγχος επαναλαμβάνεται από το μηδέν για κάθε πελάτη και κάθε περίοδο. Σε ένα γραφείο με δεκάδες ΑΦΜ, αυτό μεταφράζεται σε ώρες μηχανικής εργασίας τον μήνα — με τα λάθη να κρύβονται ακριβώς στα σημεία που κουράζουν.
Αυτόματα, με ταύτιση ΜΑΡΚ
Ένα εργαλείο συμφωνίας διαβάζει τα δύο exports και ταυτίζει τα παραστατικά με πρώτο κλειδί τον ΜΑΡΚ — όπου υπάρχει, η ταύτιση είναι 100% ακριβής. Για παραστατικά χωρίς ΜΑΡΚ, η ταύτιση γίνεται με ΑΦΜ + Ημερομηνία + Σύνολο, και οι αμφίβολες περιπτώσεις επισημαίνονται για έλεγχο. Το Erpfolio κάνει ακριβώς αυτό, deterministic και χωρίς AI: ίδια αρχεία, ίδιο αποτέλεσμα, κάθε φορά.
Πώς γίνεται η αυτόματη συμφωνία σε 3 βήματα
1. Export
Βγάλτε τα παραστατικά της περιόδου από το ERP σε .xlsx ή .csv και κατεβάστε το αντίστοιχο export από το myDATA.
2. Upload
Ανεβάστε τα δύο αρχεία στο Erpfolio — μέσα από τον browser, χωρίς εγκατάσταση και χωρίς πρόσβαση στο ERP σας.
3. Αποκλίσεις
Δείτε κατηγοριοποιημένα ποια παραστατικά ταυτίστηκαν, ποια λείπουν από κάθε πλευρά και ποια διαφέρουν σε ποσά ή χαρακτηρισμό.
Πότε πρέπει να γίνεται η συμφωνία
- Πριν από κάθε δήλωση ΦΠΑ. Η δήλωση προσυμπληρώνεται από το myDATA — αν λείπουν παραστατικά ή διαφέρουν ποσά, πρέπει να το ξέρετε πριν την υποβολή, όχι μετά.
- Κάθε μήνα ή τρίμηνο. Όσο πιο κοντά στην έκδοση γίνεται ο έλεγχος, τόσο πιο φρέσκο είναι το πλαίσιο και τόσο πιο απλή η διόρθωση — μια απόκλιση του Ιανουαρίου βρίσκεται πολύ δυσκολότερα τον Δεκέμβριο.
- Στο κλείσιμο της χρήσης. Ένα τελικό πέρασμα όλης της χρονιάς, ώστε τα βιβλία και το myDATA να κλείσουν συμφωνημένα πριν από τα έντυπα και τη φορολογική δήλωση.
Συμφωνία myDATA ανά πρόγραμμα
Η διαδικασία είναι ίδια για κάθε πρόγραμμα — αλλάζει μόνο το export. Δείτε αναλυτικά πώς γίνεται η συμφωνία με το δικό σας:
Δεν βλέπετε το πρόγραμμά σας; Το Erpfolio δουλεύει με το export οποιουδήποτε ERP ή λογιστικού προγράμματος σε .xlsx ή .csv.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι η συμφωνία myDATA με το ERP;
Είναι η αντιπαραβολή των παραστατικών που έχουν καταχωρηθεί στο ERP ή το λογιστικό πρόγραμμα με όσα έχουν διαβιβαστεί στην πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ. Στόχος είναι να εντοπιστεί κάθε παραστατικό που λείπει, διαφέρει σε ποσά ή έχει λάθος χαρακτηρισμό, πριν τη δήλωση ΦΠΑ και το κλείσιμο της περιόδου.
Κάθε πότε πρέπει να γίνεται η συμφωνία myDATA;
Η πιο ασφαλής πρακτική είναι κάθε μήνα ή τρίμηνο, πάντα πριν την υποβολή της δήλωσης ΦΠΑ, και συνολικά στο κλείσιμο της χρήσης. Όσο πιο κοντά στην έκδοση των παραστατικών γίνεται ο έλεγχος, τόσο πιο εύκολη είναι η διόρθωση.
Τι είναι το ΜΑΡΚ και πώς βοηθάει στη συμφωνία;
Ο ΜΑΡΚ (Μοναδικός Αριθμός Καταχώρησης) είναι ο αριθμός που αποδίδει το myDATA σε κάθε διαβιβασμένη σύνοψη παραστατικού. Επειδή είναι μοναδικός, η ταύτιση παραστατικών μέσω ΜΑΡΚ είναι 100% ακριβής — γι' αυτό είναι το πρώτο κλειδί σε κάθε αυτόματη συμφωνία.
Πώς γίνεται η ταύτιση όταν δεν υπάρχει ΜΑΡΚ;
Όταν το export του ERP δεν περιλαμβάνει ΜΑΡΚ, η ταύτιση γίνεται με συνδυασμό ΑΦΜ αντισυμβαλλόμενου, ημερομηνίας και συνολικού ποσού. Είναι αξιόπιστη για τη μεγάλη πλειονότητα των παραστατικών, και οι αμφίβολες περιπτώσεις επισημαίνονται για έλεγχο αντί να ταυτίζονται αυθαίρετα.
Τι κάνω όταν ένα παραστατικό λείπει από το myDATA;
Εντοπίζετε αν φταίει η γέφυρα του προγράμματος, ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή παράλειψη, και διαβιβάζετε το παραστατικό. Το κρίσιμο είναι να το ανακαλύψετε πριν τη δήλωση ΦΠΑ — γι' αυτό η συμφωνία γίνεται πρώτα, όχι αφού εμφανιστεί διαφορά στα έντυπα.
Χρειάζομαι ειδικό πρόγραμμα για τη συμφωνία myDATA με το ERP;
Όχι απαραίτητα — μπορεί να γίνει και χειροκίνητα σε Excel. Ένα εργαλείο όπως το Erpfolio αυτοματοποιεί την αντιπαραβολή: ανεβάζετε το export του προγράμματος και το export του myDATA και βλέπετε τις αποκλίσεις κατηγοριοποιημένες σε δευτερόλεπτα, χωρίς να αλλάξετε ERP ή συνδρομή.
Συμφωνία myDATA & ERP σε δευτερόλεπτα
Δωρεάν για 2 εταιρείες, χωρίς κάρτα. Ανεβάστε τα exports και δείτε τις αποκλίσεις της περιόδου σήμερα.